Règlement et informations 2019

Règlement du Comptoir Région Oron édition 2019

14ème Comptoir Région Oron du 24 au 28 avril 2019 à Oron-la-Ville

Organisation : CERO ( Chambre Economique Région Oron )

Case postale 63 – 1610 Oron-la-Ville

079/643.29.13  et 079/212.91.20

Mail: info@cero-oron.ch   Site Internet: www.cero-oron.ch

Règlement et informations

Article 1 ORGANISATION ET BUTS 

1.1 Le Comptoir Région Oron est organisé tous les 2 ans au courant du mois d’avril à la salle polyvalente et sous-cantine à Oron-la-Ville.

1.2 Horaires d’ouvertures 

Mercredi 24 avril 2019: dès 18h00 

Inauguration, ruban, visite des stands, apéritif, partie officielle.

Repas, soirée réservée aux invités, aux exposants et aux sponsors. 

Ouverture au public 

Jeudi 25 avril 2019 de 17h00 à 22h00

Vendredi 26 avril 2019 de 17h00 à 22h00

Samedi 27 avril 2019 de 10h00 à 22h00

Dimanche 28 avril 2019 de 10h00 à 18h00

Ces horaires concernent l’espace exposant et non les parties restaurant et bar. 

L’entrée au comptoir est gratuite. Il sera remis gratuitement aux exposants des cartes d’invitations. 

1.3 La conception, l’orientation et l’organisation sont assurées par le Comité du Comptoir Région Oron, désigné ci-après : le Comité.

Article 2 INSCRIPTIONS 

2.1 Le formulaire d’inscription prend valeur de contrat lorsque celle-ci est enregistrée et confirmée par écrit à l’exposant.

2.2 L’attribution des surfaces de location est soumise aux conditions suivantes : 

a) La priorité est accordée aux artisans, industriels et commerçants exerçants leur activité

dans les communes de la Région d’Oron et qui sont Membres de la Chambre Economique

Région Oron.

b) Puis les artisans, industriels et commerçants exerçants leur activité dans les communes de la Région d’Oron, par rapport aux entreprises situées dans un autre lieu.

L’inscription en vue d’une demande de location se fait au moyen du formulaire d’inscription, signé par le(s) représentant(s) de l’entreprise habilité(s) à l’engager, conformément à la loi.

2.3 Les co-exposants sont soumis aux mêmes conditions que les exposants et remplissent un formulaire d’inscription, dûment rempli avec la mention : « Co-exposant avec… ». La facture sera adressée à l’exposant principal. Chaque exposant est responsable du paiement de la totalité du prix du stand.

2.4 Le Comité se réserve le droit de refuser des exposants si une branche d’activité se trouve à son avis surreprésentée et nuirait à la diversité du comptoir. Le Comité peut aussi refuser des inscriptions si le nombre de place disponible est atteint ou si le stand ne correspond pas au style d’expositions voulues par le Comité. 14ème Comptoir Région Oron du 24 au 28 avril 2019 à Oron-la-Ville

Règlement du Comptoir Région Oron édition 2019 CERO – Case postale 63 – 1610 Oron-la-Ville Tél: 079/643.29.13 – 079/212.91.20 Mail: info@cero-oron.ch – Site Internet: www.cero-oron.ch

Article 3 ANNULATION 

3.1 L’exposant souhaitant rompre le contrat qui le lie au Comité est tenu de l’annoncer par courrier recommandé uniquement à : Comptoir Région Oron, Case postale 63, 1610 Oron-la-Ville.

3.2 L’exposant n’est pas pour autant libéré de ses engagements. Il reste redevable au Comité de la location de son stand.

3.3 Lorsque le Comité ne parvient pas à relouer le stand faisant l’objet du contrat jusqu’à la veille de l’ouverture de la manifestation, il ne sera remboursé aucun montant.

3.4 Si le Comité parvient à relouer en temps utile la surface retenue, le Comité se réserve le droit de facturer jusqu’à 20% de la valeur de la location du stand à l’exposant défaillant.

3.5 Lorsqu’un emplacement n’est pas occupé le mercredi à 12h00, le jour de l’ouverture du comptoir, le Comité se réserve le droit de disposer du stand faisant l’objet du contrat sans avoir à rembourser ou indemniser l’exposant, ou encore de prendre toutes les dispositions pour le décorer, ceci à la charge de l’exposant non présent.

Article 4 FINANCES 

4.1 En cas de non-respect des délais de paiement des factures établies, le Comité pourra interdire à l’exposant l’exploitation de son stand. Cet exposant n’est cependant pas pour autant libéré de ses engagements. Il reste redevable au Comité de :

a) la finance de location de son stand

b) toutes autres prestations.

Le Comité se réserve le droit de disposer du stand dont l’exploitation a été interdite.

L’exposant sanctionné par une telle mesure renonce à toute prétention de dédommagement.

4.2 Les rappels seront facturés par le Comité à raison de CHF. 50.— par rappel.

Article 5 STANDS 

5.1 Le plan d’occupation des stands sera remis en temps utiles sur le site www.comptoir-oron.ch

5.2 L’aménagement des stands extérieurs sera marqué et défini sur place avec chaque exposant en présence du responsable pour le Comité (M. Sébastien Devins, 079 658 64 93).

5.3 L’aménagement des stands pourra se faire selon ces horaires :

Samedi 20 avril 2019 de 08h00 à 18h00. 

Dimanche 21 avril 2019 Pas d’accès ! (Dimanche de Pâques) 

Lundi 22 avril 2019 de 07h30 à 22h00 (lundi de Pâques) 

Mardi 23 avril 2019 de 07h30 à 22h00 

Mercredi 24 avril 2019 de 07h30 à 11h00 

Pour les stands se trouvant sous la cantine uniquement et nécessitant un temps d’installation plus grand, l’exposant peut faire une demande au Comité afin de pouvoir débuter quelques jours avant.

5.4 Les stands devront être installés et propres d’ici au mercredi 24 avril 2019 à 11h00 au plus tard, afin de permettre le nettoyage. 14ème Comptoir Région Oron du 24 au 28 avril 2019 à Oron-la-Ville

Règlement du Comptoir Région Oron édition 2019 CERO – Case postale 63 – 1610 Oron-la-Ville Tél: 079/643.29.13 – 079/212.91.20 Mail: info@cero-oron.ch – Site Internet: www.cero-oron.ch

5.5 Les stands pourront être démontés selon ces horaires : 

Dimanche 28 avril 2019 de 18h00 à 22h00 

Lundi 29 avril 2019 de 07h30 à 18h00 pour la salle et jusqu’à 22h00 sous la cantine 

(La salle polyvalente doit être absolument libérée le lundi 29

avril 2019 à 18h00, car celle-ci doit être nettoyée et rendue 

aux écoles le lendemain à 07h30)

Les démontages seront terminés au plus tard le lundi soir 29 avril 2019 selon les horaires

ci-dessus.

5.6 Les objets présentant un danger d’incendie ou d’explosion ne peuvent être introduit dans les cantines et la salle polyvalente qu’après entente avec le Comité et avec le consentement de la police du feu.

5.7 Chaque stand est équipé d’une prise de 230 V et dispose de 100 W/m2. Halogène interdit et ampoules LED obligatoires pour tous les éclairages. Toutes les installations et besoins supplémentaires doivent être commandés par écrit dans le formulaire d’inscription et seront à la charge des exposants. 

5.8 Les radiateurs électriques ne sont pas autorisés dans les stands. 

5.9 Il est strictement interdit de peindre sur les panneaux et les montants de séparation ainsi que d’utiliser des fixations (vis, colle, clous) sur ceux-ci.

5.10 Le sol des stands dans la salle polyvalente est en bois et les parois également. (Les parois ne sont pas toujours en bon état, veuillez donc prévoir de les recouvrir afin de rendre votre stand le plus accueillant possible, voir annexe en fin de document)

5.11 Les sols des stands inférieurs dans la cantine sont différents selon l’endroit, M. Sébastien Devins, 079 658 64 93, est à votre disposition pour répondre à vos questions avant votre installation.

Pour les stands supérieurs dans la cantine, le plancher est en bois et les parois de séparations également, sauf pour une partie qui est en enrobé sans parois (voir annexe).

5.12 La surélévation des parois touchant un autre stand, n’est autorisée, qu’avec le consentement du Comité. Le stand ne devra pas empiéter sur le couloir. La raison sociale des exposants doit figurer de manière distincte dans le stand ou sur le bandeau.

5.13 Les dégâts causés au matériel mis à disposition et aux locaux seront facturés à l’exposant. 

5.14 Aucun dépôt n’est disponible sur place, donc les exposants récupèrent leur emballage, outillage ou tout autre matériel après le montage du stand.

5.15 Le nettoyage de l’emplacement du stand et des environs immédiats incombe à l’exposant. Les panneaux et modules de séparations seront rendus propres. Si une remise en état s’avère nécessaire, celle-ci sera facturée à l’exposant.

5.16 Le WIFI sera disponible sur tous les stands gratuitement. 14ème Comptoir Région Oron du 24 au 28 avril 2019 à Oron-la-Ville

Règlement du Comptoir Région Oron édition 2019 CERO – Case postale 63 – 1610 Oron-la-Ville Tél: 079/643.29.13 – 079/212.91.20 Mail: info@cero-oron.ch – Site Internet: www.cero-oron.ch

Article 6 Assurance 

6.1 Le Comité du Comptoir Région Oron est responsable civilement en sa qualité d’organisateur de la manifestation dont elle assume la réalisation. Cette responsabilité ne saurait en aucun cas s’étendre aux dommages causés par des tiers aux exposants et aux visiteurs. Les exposants prendront les dispositions nécessaires afin de s’assurer contre les vols, détériorations, etc…

6.2 A chaque édition est conclu un contrat d’assurance couvrant le risque « dégâts d’incendie et dégâts naturels » de la structure du comptoir selon les conditions de l’ECA. Tous les dommages incendies et dégâts naturels concernant les stands et le matériel demeurent sous la responsabilité de l’exposant.

Article 7 Sécurité 

7.1 Le Comité confie la surveillance du Comptoir en dehors des heures d’ouvertures du Comptoir à une entreprise spécialisée agrémentée. En revanche, il n’assume aucune responsabilité en cas de dommage causé par des tiers.

Horaire de présence du service de sécurité :

Samedi 20 avril 2019 Pas de service de sécurité (salle polyvalente fermée à clé) 

Dimanche 21 avril 2019 Pas de service de sécurité (salle polyvalente fermée à clé) 

Lundi 22 avril 2019 de 22h00 à 07h00 mardi matin 

Mardi 23 avril 2019 de 22h00 à 07h00 mercredi matin 

Mercredi 24 avril 2019 de 20h30 à 07h00 jeudi matin 

Jeudi 25 avril 2019 de 21h30 à 07h00 vendredi matin 

Vendredi 26 avril 2019 de 21h30 à 07h00 samedi matin 

Samedi 27 avril 2019 de 21h30 à 07h00 dimanche matin 

Dimanche 28 avril 2019 de 17h30 à 07h00 lundi matin 

7.2 A l’occasion du montage et du démontage des stands, seuls l’exposant et ses employés ont accès à l’intérieur du Comptoir.

7.3 L’exposant doit respecter les horaires relatifs à l’ouverture et aux fermetures communiquées par le Comité. La salle polyvalente sera pendant le Comptoir fermée à clé 30 minutes après l’heure de fermeture.

Article 8 Informations diverses 

8.1 Chaque exposant est encouragé à organiser un concours dans son stand. Les résultats de ces concours seront proclamés le dimanche 28 avril 2019 en fin d’après-midi ou chaque soir pour les concours journaliers. Des annonces micros peuvent être faites sur demande au Comité.

8.2 La partie officielle a lieu le mercredi 24 avril 2019, soit la veille de l’ouverture du Comptoir au public. Cette réception comprendra une visite guidée de l’exposition en présence d’un Conseiller d’Etat Vaudois et d’un apéritif offert aux invités et exposants. La partie officielle sera suivie d’un repas. Durant la visite, chaque exposant devra être présent à son stand.

Le repas sera offert aux exposants à raison d’un repas jusqu’à 9 m2 de stand et de 2 repas pour plus de 10 m2 de stand. Les repas supplémentaires seront facturés au prix de CHF. 20.–/repas (maximum 4 personnes par stand, y compris les repas offerts) 14ème Comptoir Région Oron du 24 au 28 avril 2019 à Oron-la-Ville

Règlement du Comptoir Région Oron édition 2019 CERO – Case postale 63 – 1610 Oron-la-Ville Tél: 079/643.29.13 – 079/212.91.20 Mail: info@cero-oron.ch – Site Internet: www.cero-oron.ch

Article 9 Dispositions finales 

9.1 Si un cas de force majeure (guerre, événement politique extraordinaire, etc..) devait empêcher la manifestation d’avoir lieu, les participants ne pourraient prétendre à aucune indemnité.

Les finances de locations des stands resteraient acquises ou dues au Comité jusqu’à concurrence d’un montant correspondant aux frais déjà engagés par le Comité.

9.2 Le Comité se réserve le droit de modifier ou de compléter en tout temps les dispositions du présent règlement et en informera les exposants.

9.2 En cas de litige, le for juridique est Oron.

Ce règlement a été approuvé par le Comité du Comptoir, le 20 février 2018 à Oron-la-Ville

Le Président du Comptoir : Le Secrétaire du Comptoir :

Cédric Ottet Christophe Charbon 14ème Comptoir Région Oron du 24 au 28 avril 2019 à Oron-la-Ville

Règlement du Comptoir Région Oron édition 2019 CERO – Case postale 63 – 1610 Oron-la-Ville Tél: 079/643.29.13 – 079/212.91.20 Mail: info@cero-oron.ch – Site Internet: www.cero-oron.ch

Annexe : 

Stand type « 1 » dans la salle polyvalente sur plancher bois et parois en bois.

Prix location : 120.00 /m2 + TVA 7,7%

(Prof. ~3.00 m – long. min. 3.00 m, ensuite par tranche de 1.00 m)

(Les parois ne sont pas toujours en bon état, veuillez donc prévoir de les recouvrir afin de rendre votre stand le plus accueillant possible) :

Stand type « 2 » dans la partie inférieure de la cantine. Plancher et parois bois selon demande.

Prix location : 120.00 /m2 + TVA 7,7%

(Aménagements variables, prof. min de 4.00 m, long. selon surface demandée, larg. min 5.00 m) : 14ème Comptoir Région Oron du 24 au 28 avril 2019 à Oron-la-Ville

Règlement du Comptoir Région Oron édition 2019 CERO – Case postale 63 – 1610 Oron-la-Ville Tél: 079/643.29.13 – 079/212.91.20 Mail: info@cero-oron.ch – Site Internet: www.cero-oron.ch

Stand type « 3 » dans la partie supérieure de la cantine sur plancher bois et parois en bois.

Prix location : 120.00 /m2 + TVA 7,7%

(Aménagements variables, prof. de 3.00 m ou 6.00 m, long. selon surface demandée, min. 3.00 m)

Avec latte sur le haut du stand comme sur la photo. Avec fronton sur demande :

Stand type « 4 » dans la partie supérieure de la cantine sur enrobé sans parois.

Prix location : 120.00 /m2 + TVA 7,7%

(Prof. de 3.00 m à 5.00 m, long. min. 3.00 m, selon surface demandée) : Le long de la bâche sous la cantine

Un cheminement est créé dans la cantine et un autre dans la salle polyvalente, ce qui oblige les visiteurs à passer devant tous les stands une fois qu’il rentre dans les 2 « salles » d’expositions. Sauf pour les stands extérieurs se trouvant vers l’entrée de la salle polyvalente !