Article 1 ORGANISATION ET BUTS
1.1 Le Comptoir Région Oron est organisé tous les 2 ans au courant du mois d’avril à proximité du
Centre Sportif à Oron-la-Ville. Pour cette édition, la répartition des stands sera légèrement différente suite aux travaux d’aménagement de la gare routière et du parking souterrain.
Deux restaurants seront disponibles pour accueillir les visiteurs et les exposants.
1.2 Horaires d’ouvertures
Mercredi 19 avril 2023 dès 18h00
Inauguration, ruban, visite des stands, apéritif et partie officielle.
Repas réservé aux invités, aux exposants et aux partenaires.
Ouverture au public
Jeudi 20 avril 2023 de 17h00 à 22h00
Vendredi 21 avril 2023 de 17h00 à 22h00
Samedi 22 avril 2023 de 10h00 à 22h00
Dimanche 23 avril 2023 de 10h00 à 18h00
Ces horaires concernent l’espace exposant et non les parties « restaurant et tonnelle ».
L’entrée au comptoir est gratuite. Il sera remis aux exposants des cartes d’invitations pour transmission à leur clientèle.
1.3 La conception, l’orientation et l’organisation sont assurées par le Comité du Comptoir Région Oron, désigné ci-après : le Comité.
Article 2 INSCRIPTIONS
2.1 Le formulaire d’inscription prend valeur de contrat lorsque celle-ci est enregistrée et confirmée par écrit à l’exposant.
2.2 L’attribution des surfaces de location est soumise aux conditions suivantes :
a) La priorité est accordée aux artisans, industriels et commerçants exerçants leur activité dans les communes de la Région d’Oron et qui sont Membres de la Chambre Economique Région Oron.
b) Puis les artisans, industriels et commerçants exerçants leur activité dans les communes de la Région d’Oron, par rapport aux entreprises situées dans un autre lieu.
L’inscription en vue d’une demande de location se fait au moyen du formulaire d’inscription, signé par le(s) représentant(s) de l’entreprise habilité(s) à l’engager, conformément à la loi.
2.3 Les co-exposants sont soumis aux mêmes conditions que les exposants et remplissent un formulaire d’inscription, dûment rempli avec la mention : « Co-exposant avec… ». La facture sera adressée à l’exposant principal. Chaque exposant est responsable du paiement de la totalité du prix du stand.
2.4 Le Comité se réserve le droit de refuser des exposants si une branche d’activité se trouve à surreprésentée et nuirait à la diversité du comptoir. Le Comité peut aussi refuser des inscriptions si le nombre de place disponible ne le permet pas ou si le stand ne correspond pas au style d’expositions voulues par le Comité.
2.5 Le Comité se réserve le droit d’ajuster les surfaces demandées ou de modifier les options choisies en fonction des contraintes techniques. Il en informera l’exposant avant la facturation
Article 3 ANNULATION
3.1 L’exposant souhaitant rompre le contrat qui le lie au Comité est tenu de l’annoncer par
courrier recommandé uniquement à :
Comptoir Région Oron, Case postale 63,
1610 Oron-la-Ville.
3.2 L’exposant n’est pas pour autant libéré de ses engagements. Il reste redevable au Comité
de la location de son stand.
3.3 Lorsque le Comité ne parvient pas à relouer le stand faisant l’objet du contrat jusqu’à une semaine avant l’ouverture de la manifestation, il ne sera remboursé aucun montant à l’exposant.
3.4 Si le Comité parvient à relouer en temps utile la surface retenue, le Comité se réserve le droit de facturer jusqu’à 20% de la valeur de la location du stand à l’exposant défaillant.
3.5 Lorsqu’un emplacement n’est pas occupé le mercredi à 12h00, le jour de l’ouverture du comptoir, le Comité se réserve le droit de disposer du stand faisant l’objet du contrat sans avoir à rembourser ou indemniser l’exposant, ou encore de prendre toutes les dispositions pour le décorer, ceci à la charge
de l’exposant non présent.
Article 4 FINANCES
4.1 En cas de non-respect du délai de paiement des factures établies, le Comité pourra interdire à l’exposant l’exploitation de son stand. Cet exposant n’est cependant pas pour autant libéré de ses engagements. Il reste redevable au Comité de :
a) la finance de location de son stand
b) toutes autres prestations.
Le Comité se réserve le droit de disposer du stand dont l’exploitation a été interdite.
L’exposant sanctionné par une telle mesure renonce à toute prétention de dédommagement.
4.2 Les rappels seront facturés par le Comité à raison de CHF. 50.— par rappel.
Article 5 STANDS
5.1 Le plan d’occupation des stands sera remis en temps utiles sur le site
www.comptoir-oron.ch
5.2 L’aménagement des stands extérieurs sera marqué et défini sur place avec chaque exposant en présence du responsable pour le Comité (M. Sébastien Devins, 079 658 64 93).
5.3 L’aménagement des stands pourra se faire selon ces horaires :
Samedi 15 avril 2023 de 08h00 à 18h00.
Dimanche 16 avril 2023 Pas d’accès
Lundi 17 avril 2023 de 07h00 à 22h00
Mardi 18 avril 2023 de 07h00 à 22h00
Mercredi 19 avril 2023 de 07h00 à 11h00
Pour les stands uniquement et nécessitant un temps d’installation plus grand, l’exposant peut faire une demande au Comité afin de pouvoir débuter quelques jours avant.
5.4 Les stands devront être installés et propres d’ici au mercredi 19 avril 2023 à 11h00 au plus
tard, afin de permettre le nettoyage complet du site avant l’inauguration.
5.5 Les stands pourront être démontés selon ces horaires :
Dimanche 23 avril 2023 de 18h00 à 22h00
Lundi 24 avril 2023 de 07h00 à 22h00
Les démontages devront être terminés au plus tard le lundi soir 24 avril à 22h00.
5.6 Les objets présentant un danger d’incendie ou d’explosion ne peuvent être introduits dans les cantines et la salle polyvalente qu’après entente avec le Comité et avec le consentement de la police du feu.
5.7 Chaque stand est équipé d’une prise de 230 V et dispose de 100 W/m2.
Halogène interdit et ampoules LED obligatoires pour tous les éclairages.
Toutes les installations et besoins supplémentaires doivent être commandés par écrit dans le formulaire d’inscription et seront à la charge des exposants.
5.8 Les radiateurs électriques ne sont pas autorisés dans les stands.
5.9 L’exposant a l’obligation de rendre agréable son stand en couvrant les surfaces brutes du sol et des parois (certaines ne sont pas toujours en bon état) de matériaux esthétiques et anti-feu. Ces parois ne peuvent toutefois pas être peintes ou modifiées. L’utilisation de fixations telles que colle, vis et
clous notamment sont interdites
Ces aménagements sont à la charge de l’exposant.
5.10 Le sol des stands dans la partie inférieure de la cantine peut être différent selon l’emplacement.
Sébastien Devins, 079 658 64 93, sebastien.devins@cero-oron.ch, est à votre disposition pour répondre à vos questions avant votre installation.
Pour les stands dans la partie supérieure de la cantine, le plancher est en bois et les parois de
séparations également.
5.11 La surélévation des parois touchant un autre stand, n’est autorisée, qu’avec le consentement du Comité. Le stand ne devra pas empiéter sur le couloir. La raison sociale des exposants doit figurer de manière distincte dans le stand ou sur le bandeau.
5.12 Les dégâts causés au matériel mis à disposition et aux locaux seront facturés à l’exposant.
5.13 Aucun dépôt n’est disponible sur place. Les exposants doivent récupérer leurs emballages, outillage ou tout autre matériel après le montage de leur stand.
5.14 Le nettoyage de l’emplacement du stand et des environs immédiats incombe à l’exposant. Les panneaux et modules de séparations seront rendus propres. Si une remise en état s’avère
nécessaire, celle-ci sera facturée à l’exposant.
5.15 Le WIFI sera disponible sur tous les stands gratuitement.
Article 6 Assurance
6.1 Le Comité du Comptoir Région Oron est responsable civilement en sa qualité d’organisateur de la
manifestation dont elle assume la réalisation. Cette responsabilité ne saurait en aucun cas s’étendre
aux dommages causés par des tiers aux exposants et aux visiteurs. Les exposants prendront les dispositions nécessaires afin de s’assurer contre les vols, détériorations, etc…
6.2 A chaque édition est conclu un contrat d’assurance couvrant le risque « dégâts d’incendie et dégâts naturels » de la structure du comptoir selon les conditions de l’ECA. Tous les dommages « incendie » et dégâts naturels concernant les stands et le matériel demeurent sous la responsabilité de
l’exposant.
Article 7 Sécurité
7.1 Le Comité confie la surveillance du Comptoir en dehors des heures d’ouvertures du Comptoir à une entreprise spécialisée agrémentée. En revanche, il n’assume aucune responsabilité en cas de dommage causé par des tiers.
Horaire de présence du service de sécurité :
Lundi 17 avril 2023 de 22h00 à 07h00
Mardi matin
Mardi 18 avril 2023 de 22h00 à 07h00
Mercredi matin
Mercredi 19 avril 2023 de 21h00 à 07h00
jeudi matin
Jeudi 20 avril 2023 de 21h00 à 07h00
vendredi matin
Vendredi 21 avril 2023 de 21h00 à 07h00
Samedi matin
Samedi 22 avril 2023 de 21h00 à 07h00
Dimanche matin
Dimanche 23 mai 2023 de 17h00 à 07h00
Lundi matin
7.2 A l’occasion du montage et du démontage des stands, seuls l’exposant et ses employés ont accès à l’intérieur du Comptoir.
7.3 L’exposant doit respecter les horaires relatifs à l’ouverture et aux fermetures communiqués par le Comité.
Article 8 Informations diverses
8.1 Chaque exposant est encouragé à organiser un concours dans son stand. Les résultats de ces concours seront proclamés le dimanche 23 avril 2023 en fin d’après-midi ou chaque soir pour les concours journaliers.
Des annonces micros peuvent être faites sur demande au Comité.
8.2 La partie officielle aura lieu le mercredi 19 avril 2023, soit la veille de l’ouverture du Comptoir au public. Cette réception comprendra une visite guidée de l’exposition en présence d’un Conseiller d’Etat Vaudois et d’un apéritif offert aux invités, aux exposants et à nos partenaires. La partie officielle sera suivie d’un repas. Durant la visite, chaque exposant devra être présent à son stand. Le repas sera offert aux exposants à raison de 2 repas/stand. Des places supplémentaires peuvent être commandées auprès du Comité au prix de CHF 25.-/personne
Article 9 Dispositions finales
9.1 Si un cas de force majeure (guerre, événement politique extraordinaire, pandémie, épidémie, etc..)
devait empêcher la manifestation d’avoir lieu, les participants ne pourraient prétendre à aucune indemnité.
Les finances de locations des stands resteraient acquises ou dues au Comité jusqu’à concurrence d’un montant correspondant aux frais déjà engagés par le Comité.
9.2 Le Comité se réserve le droit de modifier ou de compléter en tout temps les dispositions du présent règlement et en informera les exposants.
9.3 En cas de litige, le for juridique est Oron.
Ce règlement a été approuvé par le Comité du Comptoir, le 20 janvier 2022 à Oron-la-Ville
